English
Проучихме рисковете при смяна на доставчиците на ИТ услуги, осигуряващи печата и сканирането в различни компании и искаме да Ви представим нашите изводи и препоръки.
Заслужава ли си рискът?
Защо повечето ИТ ръководители се страхуват да сменят своите доставчици на технологии, въпреки нарастващите изисквания на инфраструктурите им и търсенето на най-доброто за своята компания?
Взимащите решения ръководители на ИТ отдели, избират управляемите услуги за печат(managed print services) поради предимствата, които предлага самото решение. Подобреното наблюдение, управление и ефективността на разходите са само част от причините за избора на MPS решение. Но фокусът ни беше да разберем какви са приоритетите, които бизнесът има при избора на нов доставчик на управлявани печатни услуги (MPS). Разговаряхме с тях, за да разберем от първа ръка за опита и причините им за смяна на доставчик и преминаването от един модел на работа към друг. Смяната на доставчика на услуги за печат не идва без риск за непрекъснатостта на бизнеса. Искахме да разберем какви са най-високите рискове за ИТ ръководството и къде трябва да се внимава на базата на техния опит. Проучихме и синтезирахме резултатите от интервюта с ИТ ръководителите, които преди са сменяли доставчици на MPS и сравнихме техните очаквания с реалността. Констатациите ни обхващат колебания, ефективност на разходите, сигурност, нива на услуги и наличието на надежден доставчик. Целта ни е да помогнем на тези, на които им предстой да вземат решения, да намалим рисковете им при смяна на обсужващата компания и да направим плавен прехода към новото успешено решение.
Бизнесът в момента не процъфтява със сигурност и е разбираемо, че промяна от всякакъв вид се третира с повишено внимание. Смяна на доставчик на технология или метод на работа е голямо решение, за което трябва да са ясни всички факти. ИТ мениджърите, с които говорихме, имаха много различни причини за смяна, независимо дали се основават на разходи или лошо обслужване. Това, което може би е изненадващо е, че мнозина не са имали точно разбиране какво точно са услугите за управление на печата. Това ни показа, че дори опитни ИТ специалисти са доволни от своя посредствен доставчик на остарели технологии и методи, което е далеч от осигуряването на най-доброто решение за тяхната организация. Обаче бяхме насърчени, че открихме дори малки частни и публични организации, които всъщност вече бяха намерили техния MPS доставчик и бяха доволни. Въвеждането на услугата за управляван печат обикновено се разглежда като положителен процес, но трябва да знаете как за да сведете до минимум рисковете и да доведете проекта по въвеждане до успешен край.
И накрая, за да ви помогнем да извлечете ползите от MPS и същевременно да избегнете евентуални клопки, ще ви предоставяме няколко добри съвета, за да осигурите плавен преход при смяна на доставчик или начин на обслужване.
Риск 1:
Неизвестно
Нашите изследвания показаха, че не всеки е имал ясно разбиране за това какво всъщност е MPS. Така че определението вероятно е добро начало. За разлика от инвестирането само в хардуер, управляемите услугите за печат включват организация, чрез различни софтуерни приложение, конфиденциален печат, сканиране и копиране и унифицирана услуга, доставена от доставчика. Тази услуга обикновено включва настройка хардуер, доставяне на мастило и тонер, коригиране на производителността, поддържане на машини и предоставяне на стратегически съвети и технически поддържа. Ползите от избора на управляван услугата за печат включва по-голяма ефективност при планиране на разходи и рискове, организационна производителност, както и защитена информационна сигурност.
Как да смекчим риска от несигурност:
- Определете задълбочено вашите изисквания;
- Потърсете помощ при разработката на проекта от специалист с опит;
- Тествайте първо решението;
Риск 2:
Ескалиращи разходи
Може би не е изненадващо, че цената е приоритет. Причината може да бъде по-добра сделка с по-добри условия или бюджетни ограничения в компанията. Поддържането на ниски разходи е от решаващо значение за постигане на бизнес целите, но това не означава по-рентабилна услуга. Процесът на преход може да включва увеличение на разходите в краткосрочен план, поради разходи за оборудване и въвеждане на месечни плащания за печат. Но бъдете сигурни, че тези първоначални увеличения ще бъдат надвишени от намаляване на оперативните разходи през целия срок на Договорът. В този случай трябва да изчислите всички разходи от въвеждане на решението до пълната му поддръжка за целия период или т.н. TCO(Total Cost of Ownership). Много доставчици също ще ви позволят да наемете оборудване, вместо да плащате направо, за да се впишат във вашите бюджети.
Как да смекчим риск от нарастване на разходите:
- Преглеждайте редовно рапортите на доставчика си с цел последващо оптимизиране;
- Създайте съвместно правилния баланс;
- Мислете отвъд печата, тъй като MPS е първата стъпка към дигиталните процеси.
Риск 3:
Прекъсване
Близо половината от анкетираните в нашето проучване изразиха безпокойство от възможно прекъсване на работния процес при смяна на модела. Да, прекъсването е вероятно при доставчици с минимален опит. Вие трябва да очаквате и да изисквате подробни планове за миграцията, основани на доказателства, които да донесат успокоението, от което се нуждаете.
Как да смекчим притесненията:
- Уверете се, че екипът на доставчика е подходящо обучен;
- Изберете доставчик, който да е позициониран или има клон в близост до вас;
- Следете процеса на интеграцията и реагирайте веднага при отклонения.
Риск 4:
Лошо обслужване
В нашето проучване добрата поддръжка се разглежда като най-важния фактор за бизнеса, внедряващ нов управляван печат. Колкото и добра да е технологията, лошото обслужване от доставчика може да има реално негативно влияние върху крайните потребителите и ИТ персонала.
Как да смекчим риска от лошо обслужване:
- Настоявайте за правилната цялостна гаранционна поддръжка;
- Обвържете всичко с SLA;
- Искайте ясна гаранция за това как ще се решат проблемите.
Риск 5:
Сигурност
Нарастващата заплаха от кражба на интелектуална собственост и нарушаване на сигурността на информацията подтиква много организации да повишат нивата си на сигурност. Изглежда обаче, че организациите са подканени да търсят нов доставчик само след като изпитат въздействието на намалената сигурност. Тук изглежда, че първоначалната информираност за сигурността при печата и възможните заплахи за бизнеса все още са ниски. Принтерите обикновено не се смятат за високо рискови цели за пробиви в сигурността. Независимо дали е така, достъпът до мрежови устройства, с възможност за запазване на файлове или поверителни документите, трябва да покрият в широк диапазон изисквания с информационната сигурност.
Как да смекчим риска на проблеми със сигурността:
- Започнете на сигурна основа и цялостна визия от самото начало;
- Възползвайте се максимално от възможностите на хардуера;
- Помолете доставчика си да направи стрес тест.
Заключение
Промяната на вашия печат с избор на доставчик на управляеми услуги за печат не трябва да е трудна работа и не трябва да е рисковано. Нещо повече, когато се прави правилно, това е невероятно ценен начин за вашия бизнес да намали разходите и да подобри ефективността, производителността и сигурността. Доставчикът трябва да знае вашия бизнес, за да е по-добър в отговора на предизвикателствата, с които се сблъсква. Вашите първоначални одити и дискусиите предлагат чудесен шанс да поставите своите притеснения и идеи, за да си гарантирате, че крайната услуга отговаря на вашите нужди. Едно от големите предимства на управлявания печат е допълнителна яснота, която дава на вашия бизнес. Има смисъл да използвате това във ваша полза и да оформите услугата към вашите нужди. Седнете с вашия доставчик на всяко тримесечие, за да направите равносметка на проекта, как той работи и какво може да се надгради или оптимизира. Ключа, преминаващ през всички най-добри управлявани печатни услуги е в намирането на добър доставчик. Изберете доставчик, който наистина има загриженост, гъвкавост и непрекъснато приспособяване към вашите нужди.
Научи повече за управляеми услуги за печат(managed print services)
