English
Организациите стават все по-зависими от ефективното управление на данни във всичко, което правят. Управлението на техническите и административните процеси свързани с принтинга изисква значително количество работа, време и средства. Обикновено IT отдела отговаря за поддръжката и сигурността на различните машини, а екипът по снабдяване се грижи за поръчката и складирането на тонер, хартия и други консумативи. Когато множество отдели участват в управлението на печата, със сигурност ще е предизвикателство да стигнете до реалните цифри и разрешаване на реалните проблеми, като в същото време губите фокуса на отговорността. Проучване на InfoTrends заключи, че организациите могат да намалят разходите с 30% с помощта на управлявани услуги за печат. С информацията, която ще предоставят услугите за управление на печата ще се намалят разходите и нивото на усилията, които вашият екип полага в обезпечаване на нуждите от принтиране, копиране и сканиране.
Ето по-отблизо какво трябва да знаят организациите, които обмислят въвеждане на услуги за управляван печат.
Какво стимулира инвестициите в управлението на печата
Според IDC 45% от принтерите, които се доставят през 2021 г., ще бъдат част от договор за печат като услуга (print as service). Какво движи този модел като фаворит? Много ИТ отдели са фокусирани върху това да бъдат в крак с бързо променящите се технологии, а принтерите не са част от дигиталната трансформация, която много организации търсят. Обаче мрежовите печатащи устройства могат да представляват лесен начин, входяща точка за безпроблемно въвеждане на информация във всички работни процеси на вашия бизнес. И да, в действителност те са критичен компонент от ежедневните работни процеси. Услугите за аутсорс на печата могат да ви помогнат да оптимизирате вашия бизнес, като изнесете всички дейности към външен изпълнител.
Анализ: Първата стъпка в услугите за управляван печат
За много организации първото предизвикателство, което трябва да се преодолее в процеса, е липсата на конкретни данни. Колко харчите за консумативи или какво разполагате във вашия склад? Принтерите ви повреждат ли се редовно? Опитват ли се служителите да отпечатат критични документи и да открият, че ключови копирни машини са разглобени за ремонт и чакат резервни части?
Когато вашата организация за първи път обмисля услуги за управляван печат, избраният от вас доставчик трябва да започне със стъпката за събиране на данни и изготявяне на задълбочено обследване на печатната инфраструктура. В продължение на около месец ще се събира информация в редица области, за да се развие пълна видимост за това как осъществявате вашия печат, сканиране и копиране.
Типовете събрани данни могат да включват:
- Броят на устройствата за печат, както и марките и моделите на тези устройства в момента във вашата среда;
- Разходи свързани с поддръжка, доставка на консумативи и хартия;
- Използване на устройствата;
- Състояние на устройствата;
- Месечен обем на страници;
- Процент на заданията за моно и цветен печат;
- Начин на доставките на консумативи;
- Технически въпроси;
- Проблеми с киберсигурността;
С тази информация ще бъдете оценена, за да представи ясно нуждите ви, крайния резултат и ползите от предложено решение. С направените изводи, интегратора на услугата ще може да „оразмери“ и персонализира "Системата за печат" за вашите конкретни нужди. Няма да се налага да харчите пари за консумативи, от които не се нуждаете, или за машини, които надвишават капацитета на вашите цели. В същото време няма да подценявате нуждите си и да се борите с претоварени машини или липсващи консумативи. Вместо това управлението на вашия парк за печат ще се превърне в безпроблемен, рационализиран и управляван от доставчика, който обслужва вашата организация.
Ако e необходима допълнителна информация, не се колебайте да се свържете с нас:
