English
В България има почти 800 действащи нотариални кантори.
Естеството на работа е свързано с множество дейности, изискващи качествена обработка на документи. Процесите на копиране и сканиране са от съществено значение, а за един уважаващ себе си нотариус качеството на печат не може да бъде компромисно. Прецизността при отпечатване на документите е признак за високо ниво, на услуга и създава добър имидж сред клиенти и колеги.
Кои са най-често срещаните печатни процеси в една нотариална кантора?
Копиране на оригинални документи – нотариални актове, имотна документация, заявления, преписки, договори, завещания и т.н. важни документи, които много често са в недобър вид и е много важно при копиране да бъдат не бъдат с нарушена цялост, а полученото копие да е в изряден вид. Интересен пример е, когато копирното устройство бъде настроено да използва хартия не от касетата за хартия, а от ръчното подаване (т. нар. страничен байпас). Това се налага поради спецификата на някои документи. Също така при копиране, двустранният печат е повече от препоръчителен.
Сканиране на оригинални документи – както при копирането, понякога оригиналите не са в добър вид. Различното тук е, че през последните няколко години по електронен път се изпращат редица документи и сканирането се е превърнало в един от най-важните процеси в административна дейност на една нотариална кантора. Наличието на двустранен автоматичен листоподавач за оригинали е задължително, особено при по-голям брой листа, подготвени за сканиране, които трябва да бъдат обработени и изпратени за кратко време. Друга добавена стойност, която може да се потърси, е функцията на копирното устройство да компресира размера на сканирания документ, т.е. накрая да се получи файл с по-малък обем, без това да се отрази на качеството му. Това се налага поради лимитираните максимални размери при изпращане на такъв тип файлове към голяма част от институциите в България. Важно предимство за потребителите е и копиращата машина да бъде мрежова и настроена да работи с наличните компютри в нотариалната кантора.
Какво трябва да притежава едно многофункционално устройство:
- Мрежова свързаност – възможността да работи в мрежа и да обслужва повече от 1 компютър;
- Автоматичен двустранен печат – двустранно копиране, принтиране и сканиране;
- Скоростен скенер – при по-стресови ситуации бързият скенер е незаменим помощник;
- Надеждни и по-издръжливи консумативи и резервни части;
- Екологичност – при ежедневно използване е важно производителят да има афинитет към по-екологични материали и консумативи;
- Черно-бяло устройство – не е нужно да бъде цветно, защото първоначалната инвестиция и последващата поддръжка излизат доста скъпо. Сканирането обикновено е цветно и при монохромни копирни машини!
Нужно ли е да има допълнително копирно устройство?
Ако нотариалната кантора е с повече от двама души – е задължително! При нотариуса трябва да има отделен принтер /черно-бял/, минимум среден клас, с когото да може да се работи с конфиденциални документи.
Какви устройства бихме препоръчали:
Многофункционално устройство формат А4
При месечен обем печат до 10 000 страници
Brother DCP-L6600DW
При месечен обем печат над 10 000 страници
Olivetti d-Copia 5514MF
Многофункционално устройство формат А3
/работи се почти изцяло с документи формат А4, но печатът има по-ниска себестойност, а самото устройство – по-дълъг живот/
При месечен обем до 10 000 страници
Olivetti d-Copia 255MF
При месечен обем над 10 000 страници
Olivetti d-Copia 5000MF
Принтер формат А4
При месечен обем до 10 000 страници
Brother HL-L6300DW
Важно ли да имаме договор за поддръжка и какви са плюсовете и минусите му?
Поддръжката на копирна техника е често търсена услуга в корпоративните среди. Обичайно включва пълно сервизно гаранционно обслужване, като услугата се заплаща на принципа „цена на копие“. С прости думи, това означава, че фирмата, която поддържа Вашето копирно устройство, осигурява всички консумативи и резервни части, прави профилактика и ремонтира за своя сметка възникнали сервизни проблеми, а цената, която се заплаща се изчислява по формулата брой напечатани страници, умножени по предварително договорената цена на копие. Съществуват и други варианти, например различни пакети от страници, абонаментно обслужване, рамкови споразумения и т.н.
- Плюсовете – удължена гаранция на избраното устройство, оторизиран сервиз, който има бързо време на реакция, предварително осигурени тонери, удобство и спокойствие, че работният процес няма да има утежнения и проблеми заради техниката, възможност за месечно планиране на разходите спрямо очаквания печат и др.
- Минусите – качеството изисква и по-висока цена, така че първоначално услугата излиза скъпо. За сметка на това, в дългосрочен план пълната поддръжка на техниката се изплаща и има висока добавена стойност. Същите принципи са валидни и при цветния печат, но там амплитудите на качество/цена са по-големи.
Какво бихме Ви посъветвали ние?
При всички случаи, предварително проучване преди покупка на копирна машина е от голямо значение. Въпросите, които да могат да възникнат са различни и за да изберете възможно най-подходящите печатащи устройства е хубаво да се консултирате със специалисти. Същото важи и за пълната гаранционна поддръжка и дали тя би била подходяща за Вашата нотариална кантора или е по-добре да изберете друга опция. Предварителният анализ е важен за цялостното решение.
Нашите служители с удоволствие ще откликнат на всякакви въпроси, затова не се колебайте, а отправете въпрос или запитване на посочения e-mail или се обадете на нашия телефон.
Виж избрани продукти А4 формат Виж избрани продукти А3 формат
