Анализи и консултации

Предлагаме на клиентите си дългосрочна стратегия, а те получават възможност да се фокусират върху основния си бизнес

Дългогодишният опит на екипа на ЕМ ПИ ЕС ЕООД в сферата на печата ни помогна да развием програма за комплексно анализиране и оптимизиране на процеса по производство на документи и всички разходи, свързани с него. Всяка една комапния желае непрекъснато да подобрява възможностите и нивото на услугите, касаещи печата и дигитализацията на документите, а същевременно да минимизира разходите и общата цена на притежание (TCO) по това направление, както и да намали въздействието на печатната си дейност спрямо околната среда. Концепцията ни комбинира тези три основни цели още от самото начало и с помощта на детайлен одит на текущото състояние, успяваме да индентифицираме нуждите и проблемите за установяването на стабилни основи. Фокусът ни е върху правилното оразмеряване на печатната Ви среда, оптимизирането на бизнес процесите Ви, намаляване времето за поддръжка, за да осигурим максимален комфорт за потребителите и постоянна адаптация на предложеното решение към текущите Ви нужди. ЕМ ПИ ЕС ЕООД ще Ви помогне да подобрите качеството, функционалността, надеждността и икономичността на печатната инфраструктура, както и ще добави възможност за пълен контрол и прозрачност на процесите по производство на документи и разходите, асоциирани с тях. Благодарение и на портфолиото от услуги, които предлагаме, ще Ви освободим от грижите по печата. 

Говорейки за оптимизация на разходите за корпоративния печат, не можем да не започнем с изначалния и може би най-важен компонент – анализът. След предварителни разговори с клиента, ЕМ ПИ ЕС ЕООД изпраща консултант по управляеми печатни услуги или управляем документооборот, за да стартираме одит на настоящата инфраструктура и проучване на Вашите процеси и документообороти, а именно сканиране, принтиране, архивиране и аутсорсинг. На този фон задължителните стъпки, през които трябва да премине нашия консултант са следните:

Първоначално събиране на информация

Консултантът ни събира необходимата информация - направени разходи за сервиз, консумативи, придобиване на нова техника, количества хартия и др. Изслушва желанията на потребителите като идентифицира затрудненията им в ежедневието. Провокира предложения от тяхна страна за подобрения в сферата на печата, копирането и сканирането. Описаният подход дава възможност на всяко подразделение да получи достъп до печатни услуги в съответствие с реалните си потребности. Например за отдела по продажби се предвиждат цветни многофункционални устройства и принтери за работни групи, за счетоводството – устройства с допълнителни възможности за финишинг и т.н

Запознава се с проблемите, като взема под внимание:

Контрол на разходите: Повече от половината организации признават, че нямат идея какво им коства офисният печат, а едва една трета имат груба представа. *Решението: Наблюдение на всички разходи и разпределението им по източници.

Разходи за печат: Компаниите с голям печатен парк са изправени пред високи годишни разходи. *Решението: Въвеждане на управление на печатните услуги и оптимизиране на печатната среда, за да се намалят разходите за печатния парк с до 30%.

Неефективност на работното място: Да се поддържат стари устройства, които се често развалят, както и множество различни модели, е както неефективно, така и ненужно сложно. *Решението: Оптимизиране на документо-базираните бизнес процеси, за да се рационализират работните процеси и избегнат прекъсвания.

Рискове, касаещи сигурността: 50% от всички служители редовно стават свидетели на конфиденциална документация при печатните устройства. *Решението: Ограничаване достъпа посредством идентификация и персонален follow-me печат, за да се предотврати попадането на конфиденциална информация в неправилните ръце.

Реално заснемане на печатната инфраструктура и определяне на количеството печат

Използвайки средства за обективен мониторинг на текущата ситуация, консултантът събира базови статистически данни за печата в определен период. Софтуер за отдалечен мониторинг в реално време ще ни даде информация, както за броя и типа изработени копия за определен период, така и за най-често повтаряемите проблеми/грешки с наличната техника. Информацията, събрана с помощта на тези инструменти, дава възможност за последващи промени към оптимизацията на корпоративния печат. Събраните данни и изисквания на потребителите се обобщават и на тази база консултантът подготвя първоначалния план за оптимизация.

Междинно представяне на клиента

Поетапно, в зависимост от възникващите потребности, текущият план може да се промени. Обсъждането и съгласуване с клиента за получаване на обратна връзка, има голяма тежест при усъвършенстване на проекта. Вземат се под внимание бъдещи тенденции в компанията, както и евентуално присъединяване или мигриране към различни информационни системи. След изясняването на всички детайли и окончотелно прецизиране на концепцията, се изчисляват намаленията на разходите за период от 36, 48, 60 месеца и се оформя крайният вариант на анализа.

Стратегия за реализация

След направения от консултанта цялостен анализ и концепция за модернизация, ръководен от конкретни фактори и вече взетите решения, се прибягва до следващата стъпка - плануване на интеграцията на  "Системата за печат". По време на тази фаза, се планира адаптацията на печатната инфраструктура към най-оптимизираното решение, като основната цел е да се избегнат затруднения в нормалното функциониране на компанията. Планирането на реализация на предвидения проект е съществена част, тъй като се инсталира ново оборудване, ИТ екипа на клиента усвоява новата схема за управление на парка от печатни устройства, а потребителите се сблъскват с технологични новости. Нашата система за управление на проекти, установява максимален контрол и същевременно гарантира минимално въздействие върху вашите ежедневни работни процеси. Още по-голямо значение за успешното реализиране на проекта е, че ние ще Ви помагаме да проектирате и реализирате вътрешна кампания за насърчаване и обучение на служителите към новите тенденции в областта на документооборота.

Ползи за клиента

Нашият анализ ще определи точно вашите възможности за повишаване на продуктивността в компанията и значително ще намали корпоративните разходи за енергия и хартия. Ще работим в тясно сътрудничество, за да Ви предложим печатна среда, отговаряща най-точно на вашите бизнес нужди. Имайки предвид вашите изисквания, ще включим решения за оптимизиране на сигурността на документите и устройствата с многобройни възможности за потребителска идентификация, проследяване на акаунти, криптиране на данните и сигурност на мрежата. След изпълнението на заложения проект обикновено компанията клиент елиминира разходите, произлезли от необходимостта да изразходва средства за решаване на проблеми от моментните нужди по печат на служителите си. Минимални управленски усилия и административни разноски, оптимална функционалност на принтиране и услуги с минимална обща стойност на притежание, гъвкавост и поддръжка са само част от нещата, които бизнеса Ви ще усети непосредствено при реализиране на проекта.