Управление на печата

Изоставени, непотърсени документи - проблемът, който може да превърнете в нова възможност

Услугите по управление на печата (MPS), заедно с други свързани услуги и решения, предоставят на компаниите фундаментална възможност за растеж. Тези услуги са водещ лост за ускоряване на дигиталната трансформация чрез цифровизаране и автоматизиране на работните процеси, а организациите разпознават този потенциал. Докато към днешна дата едва една четвърт (23%) са съгласни, че MPS играе важна роля при дигиталната трансформация, повече от половината (54%) очакват това да е факт след две години.

Все още повечето доставчици на печатащи устройства са традиционалисти и предлагат само богато портфолио от хардуерни продукти за постигане на ефективност и производителност при създаването и обработката на документи. Срещат затруднения поради сложността на автоматизиране на работния процес и не успяват да разширят своето портфолио, свързано с дигитализиране на работното място. Пазарът на този тип услуги е вече зрял и компаниите имат вече нужда от тази услуга. Ние от ЕМ ПИ ЕС ЕООД положихме усилия и задълбочихме компетенцията си в тази сфера, благодарение на което започнахме да се диференцираме от нашите конкуренти, посредством нови предложения и решения. Целта и желанията ни в тази сфера са да дадем на клиентите си богато портфолио, аналитична визия, автоматизиране на работния поток и иновации като същевременно им предлагаме технологична независимост и свобода на избор.

ЕМ ПИ ЕС ЕООД ще даде възможност на компанията Ви да подобри работната дейност, като предостави инструменти, които да позволяват лесно администриране, контролиране и улесняване на процесите по сканиране, принтиране и копиране. В същото време Ви предоставяме решения, което да помага за проследяването, управлението и контролирането на направените разходи.

Определението за управлявани услуги за печат в най-простия смисъл е:

Услуги за контролиране на документопотока на компанията, предлагани от външен доставчик. Днес средно 10% от приходите се харчат за документни задачи, а около 5% от разходите за печат отиват за отпечатването на забравени или непотърсени документи. Управлението на печата се постига с интегрирането на софтуерни решения, което най-общо казано позволява на потребители да получават собствените си задачи от устройствата. Постигането на яснота в разходите, централизация на архива и улеснение на администрацията са само част от подобренията, които всяка една компания може да постигне.

Предлаганите от нас софтуерни и хардуерни продукти имат пълна съвместимост по между си и могат да се интегрират в цялостна система за управление на печата. Това, разбира се, не означава, че тази задача не може да се постигне с наличната техника при клиента. Софтуерът за управление на печата  PaperCut е с възможности да обедини разнородни по тип печатащи устройства, от различни марки.

В зависимост от големината на компанията, наличната ИТ инфраструктура и поставените цели, услугите по управление на печата могат да бъдат доставени под различна форма.

За малки компании, които разчитат на един мултифункционалнен принтер, могат да се използват вградените функции на устройството. Потребителят може да се индентифицира с парола или ПИН, но е възможно да се постави допълнителен картов четец за по-голямо удобство. В този случай възможностите са ограничени до "Fowoll-me-print" и "Scan to my mail" като процесите по управление на потребителите са лишени от автоматизация. На определен период ще можете да получите ръчна справка за типа и количеството на изработените копия по потребители.

Обаче, ако желаете да контролирате целия си парк от печатна техника, да постигнете пълна прозрачност на разходите и максимално удобство за потребителя, ще е необходимо да въведете софтуерно решение за управление на печата.

Потребители

Тогава ще можете да управлявате динамично потребителите си и да освободите време на ИТ екипа си. Използват се Active Directory, Novell eDirectory, RM или LDAP за съвместно  удостоверяване с идентифициращи служебни атрибути. Печатащите устройства биват оборудвани с различни типове четци, за удостоверяване на потребителя и достъп, чрез обикновени картови формати - включително безконтактни карти, карти с баркодове и смарт карти или скенери за пръстов отпечатък. Вградените приложения, които са достъпни директно от многофункционалното устройство, позволяват единично влизане като се използва съществуващата инфраструктура на домейна и категорично отхвърлят неидентифициран печат в организацията. Софтуерите осигуряват централизирана платформена поддръжка и могат да работят в повечето мрежови среди като инсталацията се извършва на сървър на компанията с опции за използване на Windows, Novell Open Enterprise (OES), Mac и Linux сървъри. Те позволяват на организациите да проследяват, контролират и при желание да таксуват задачите за печат, копиране и сканиране, извършени от служителите им. Въвеждането на такова решение  намалява разходите, понижава отпадъците от хартия и тонер, минимизира негативното въздействие на компанията Ви върху околната среда и прави потребителите и отделите по-отговорни.

Принтиране

Отпечатването на документи се осъществява на принципа  „Find Me Print“ | "Fowoll-me-print", чрез глобална опашка за принтиране. Не е нужно да избирате конкретен принтер, когато отпечатвате даден документ – заданието Ви ще се появи на всеки принтер, когато се идентифицирате. Така Вашите зададени файлове за печат се зареждат на сървър, докато не ги освободите от принтера. Ако има много хора, които чакат на един принтер, винаги можете да отидете на друг и да отпечатате документа там и по този начин намалите риска от загуба на отпечатаните документи. Получавате задачата си като поставите картата/чипа/ си близо до картовия четец и изчаквате процеса на влизане в системата.

Сканиране или копиране

Интегрираното сканиране предоставя на потребителите сигурен и лесен начин за сканиране на документи. След като е разпознат профила на потребителя, чрез карта, чип или пин код, той лесно може да изпрати сканираните документи на собствен имейл адрес, собствения си „Home Folder” или към други оторизирани мрежови папки, независимо дали са на физически сървър или в облачното пространство. Копиранто остава основна функция на хардуера, разбира се, ако е разрешено от лицата, определящи политиката за ползване на устройствата. Процесът и тук става, чрез идентификация на потребителя.

Контрол над потребителите

Решенията предлагат проактивен мениджмънт и отчетност на направените разходи за печат (включително хартия) на ниво потребител или отдел за всички устройства. На всеки един служител могат да бъдат наложени ограничения във възможността за ползване на устройствата, количеството и типа на отпечатаните документи. Например служителя X  има месечна квота за печат от 500 монохромни и 50 цветни копия. Така всеки един управител, ръководител на отдел и т.н. ще може да предвижда разходите си за печат.

 Политики за печат

Политиките за печат могат да бъдат наложени централизирано и могат да включват различни неща – например задължителен двустранен печат, задължителен чернобял печат, забрана за печат по ключова дума в името на файла, задължителен профил за сканиране – резолюция, формат, зададени предварително дестинации на сканиране – е-мейл, папка и др.

 Отчетност

На определен период или след ръчно поискване, софтуерът има възможност да генерира различни по вид и обхват справки. На база на направени изводи от тях, ще имате силни аргументи за направата на промени и въвеждане на нови концепции в областта на печата с цел икономия, удобство и функционалност.