Офис принтери – да закупим или да наемем?

Принтерите са неизменна част от всеки един офис или работна среда. От малки черно-бели лазерни принтери – до големи цветни многофункционални копирни машини с всевъзможни функции – всички те намират приложение в зависимост от натовареността и нуждите на бизнеса ни. И естествено, всички имат различна цена – от няколкостотин до няколко десетки хиляди лева. Както често се случва – невинаги разполагаме с необходимия бюджет да закупим най-подходящото копирно устройство. Тогава се налага или да направим компромис за избора си на копирна машина или да потърсим алтернатива на голямата първоначална инвестиция /в която не са включени текущите разходи, които са неизменна част – тонери, резервни части, сервизна поддръжка и др./. Напълно подходящ и в последните години набиращ популярност вариант – е наемането на офис техника за различен период от време. В печатните среди този похват се нарича „управлявани печатни услуги“ и реално представлява аутсорсинг на печата. Тези определения включват много повече услуги извън самото копирно устройство – като например пълна поддръжка и гарантирана надеждност.

Виж всички продукти под наем    Виж всички продукти    Свържи се с нас

Наемане на копирна техника.
Въвеждане на услуги за управление на печат.

Терминът „наемане на копирна техника“ все по-рядко се възприема в конвенционален смисъл. През последното десетилетие идеята за наем се е преляла в това, което експертите наричат „управлявани печатни услуги“. Тези услуги надхвърлят представата само за ползване на техника за определен период. Представляват цялостно решение – доставка, инсталация и поддръжка на техниката на място, следене нивата на консумативи, подмяна на резервни части, регулярна проверка състоянието и други допълнителни услуги. Основната идея е клиентът да получи цялостен пакет от услуги при наемането на копирна техника.

Наем или лизинг на копирна техника?
 

• Наемът много прилича на оперативния лизинг и почти всички компании, които не желаят да инвестират първоначално в офис техника, избират този вариант – при него по същество копирната техника не се добавя като актив към баланса на компанията. Почти винаги наемът е допълнен с пълно сервизнo oбслужване. По този начин за целия печат отговаря външна фирма. Този т.н. аутсорсинг на услугата е най-гъвкавият вариант за планиране на разходите в дългосрочен план и е предпочитан през последните години, особено в по-технологично настроените компании, които не желаят да притежават собствена техника, както и да обучават или наемат служители, които да се занимават с поддръжката й. Често след изтичане на договорения период наетите копирните машини биват заменяни с по-нови и функционални модели.
• Лизингът има капиталов принцип. Доста по-рядко се среща в по-големите фирми и е предпочитан при по-малки компании или такива, които искат да придобият копирните устройства. Не толкова срещана е и допълнителна печатна и сервизна услуга, т.е. фирмата се задоволява само с техниката, без да си гарантира по-дългосрочна поддръжка. Лизингът е малко по-скъп на месечна база от наема и в почти всички случаи се осъществява чрез оторизиран лизингодател.

Какви са предимствата на наемането на копирна офис техника?
 

• Избягване на амортизация – наемането на копирна офис техника е лесен начин за избягване на амортизация /счетоводителите са особено щастливи/, защото копирните машини не се водят актив на компанията.
• Ниски авансови разходи – не са нужни големи първоначални инвестиции, което прави възможно наемането на висок клас техника дори без осигурен начален капитал.
• Сервизна поддръжка за дълъг период от време – не е нужно при всеки проблем да се търсят различни сервизни екипи и фирми по поддръжката на копирна техника – доставчикът е същевременно партньор и може да гарантира изправността.
• Дългосрочно планиране на разходите – при наемане на техника много лесно могат да се изчислят прогнозните разходи, особено, ако има и пълно сервизнo oбслужване. Тогава непредвидените разходи са сведени почти до нулата.

Какви са недостатъците на наемане на техника?

• По-скъпо – макар и не с много, при приключване периода на наем изплатените суми са с по-голяма абсолютна стойност от покупката. При включена поддръжка общите разходи се увеличават още малко.
• Заключване с договор – това не е непременно недостатък. При промяна на обема на работа и при нужда от различна копирна машина – тогава може да създаде неудобства. Също от смяната на тип работа. Например – ако наетата копирна машина е черно-бяла, а естеството на работа започне да изисква цветни изображения. Разбира се, винаги могат да бъдат наети допълнителни устройства, които да разрешат проблеми от подобен тип.

Ползи от покупката
 

• По-ниска крайна цена на копирната техника. Както при всеки продукт – излиза по-евтино да си го закупите наведнъж, отколкото да отложите плащанията във времето. Това, както може да се досетите, обаче изисква наличен капитал, който да е планиран конкретно за посоченото действие, което понякога се явява спънка. 
• Възможност за частично възстановяване на инвестицията – при промени в статуса на фирмата – особено при неуспешни периоди – копирните устройства се явяват актив и въпреки обезценяването им, могат да бъдат продадени и да има частична възвръщаемост, докато при наемането това не е възможно Естествено на никого не пожелаваме подобно развитие.
• Без обвързващи договори – някои компании не желаят да се обвързват първоначално с договори за поддръжка или искат да го направят на по-късен етап.

Недостатъци на покупката
 

• Първоначалната инвестиция – разходите по покупка на наистина подходящи копирни устройства на конкретна компания винаги представляват твърде голямо перо и често се стига до компромиси, които във времето значително оскъпяват поддръжката и намаляват ефикасността на ползващите ги потребители. През последните години се вижда драстично увеличение на наетата офис техника, както при малките и средни компании, така и при големите. Отделно ремонтите и поддръжката на копирните устройства са скъпоструващи и често биват спестявани, докато не дойде момент, в който ремонтирането и подмяна на износените части инонимически излизат по-скъпо от закупуването на нова техника.
• Разходи за подмяна – не всички копирни машини остаряват еднакво бързо /зависи от класа устройства, натовареността, редовната поддръжка и др./. Непрекъснато се налагат непредвидени разходи за закупуването на нови устройства, което невинаги се случва в подходящ за компанията момент. 
• Постоянни фирмени стандарти, които са по-трудни за поддръжка – компаниите с множество клонове или такива, които имат определен изграден стандарт и желаят винаги да имат най-новата копирна техника от съответната марка, обикновено избират да наемат оборудване пред това да закупят, защото така много по-лесно се поддържат определените от компанията стандарти. Също така най-често срещаното явление е копирната техника да бъде обвързана с договор за обслужване и така поддържането на тези стандарти да бъде гарантирано. По този начин се централизира печатната услуга и се спестяват голяма част от разходите за непрекъснато закупуване на нови копирни устройства и след това тяхното oбслужване, което е с неопределени финансови параметри.

Данъчни последици при покупка или наемане на копирна техника

Копирните устройства са амортизационни активи, когато са закупени, а когато са под наем – не са такива. Но винаги съветваме да се консултирате с Вашия счетоводител преди да вземете решение дали да закупите или наемете оборудване.

Какво избират големите?

През последното десетилетие се вижда ориентиране на всички водещи компании към аутсорсване на печатните услуги, което облекчава дейността им и насочва цялостните им усилия в конкретния отрасъл, в който оперират. Забелязва се тенденция за централизиране на печата и търсенето на една фирма, която едновременно да доставя и поддържа  наетото оборудване. Разбира се, винаги има изключения.

Какъв е нашият съвет?

Имате ли нужда от копирно устройство –  консултирайте се някой от нашите специалисти на посочените и-мейл и телефон преди да предприемете действия при взимането на решения. Това може да Ви спести много средства и проблеми.

Виж всички продукти под наем    Виж всички продукти    Свържи се с нас