MPSDocs, електронна система за управление на документи

Електронна система за управление на документи, ползи и технологии за дигитализация

MPSDocs е уеб-базирана платформа за централизирано управление на електронни документи, предназначена за съхранение, организиране и контрол на достъпа до цифрови файлове. Системата покрива целия документален цикъл – сканиране, индексиране, съхранение и споделяне на документи – и предлага механизми за сътрудничество, управление на права за достъп, автоматизирани работни процеси и проследяване (одит). Такава комплексна платформа позволява на организациите бързо и лесно да намират, преглеждат и актуализират нужните документи, като значително ускорява вътрешните процеси и повишава сигурността.

Използването на системата позволява на организациите да преминат към без хартиен обмен на информация. Всички документи са структурирани електронно, което предотвратява загубата или неправилното им класифициране, увеличава прозрачността и ускорява вземането на решения. Благодарение на непрекъснатото съхранение и бързата индексация, всеки потребител може да получи достъп до нужните файлове за секунди, като при това се спазват строгите политики за сигурност и конфиденциалност.

Централизирано съхранение и организация

Всички документи се архивират в централна база данни с богати опции за индексиране и организиране, което позволява на потребителите бързо да намират и възстановяват всеки запис.

•   Папки – йерархична структура за ръчно групиране на документи по тематика или отдел. Дава свобода на потребителя да организира документите по свой начин.
•   Етикети – хибридна структура, позволяваща автоматизация за групиране на документи по ключови думи. Могат да се поставят и махат ръчно или пък да бъдат етап от документен процес.
•   Индекси – позволява автоматично организиране на документи по различни предефинирани условия и метанни. Няма възможност за намеса на потребител, след като е създадено правилото.
• Връзки между документите – автоматични връзки на база метаданни между документите.

Методите за импортиране на документи

Потребителят е входяща и изходна точка на целия процес. Той може да въвежда документи в системата чрез няколко различни методи:

•   MFP (многофункционално устройство) — документът се сканира и изпраща към системата;
• Системи за централизиран печат - определя потребителя, който ще взаимодейства с MPSDocs;
•   Web Page Upload — ръчно качване през уеб интерфейса на MPSDocs;
•   Hot Folder — копиране на файл в наблюдавана папка, която автоматично задейства импортиране;
•   IMAP Mail — входящите имейли с прикачени файлове се обработват и импортират автоматично.

Интелигентна обработка на документи

AI модулът е специализиран локален компонент, който използва различни модели (LLM и OCR). Резултатът се връща като структуриран набор от данни (например JSON/XML), който системата използва за индексиране и класификация. AI модулът служи за:
•   OCR (оптично разпознаване на символи) — конвертиране на изображения или сканирани PDF файлове в машинно четим текст;
•   Document Type Detection — автоматично определяне на типа документ (например фактура, договор, заповед и др.);
•   Metadata Extraction — извличане на ключови метаданни (номер, дата, клиент, сума, проект и т.н.).
• Document summary — кратко описание на документа, смислено генериране на база ключови думи.

Пълнотекстово и глобално търсене

Основната концепция на системата при търсене на документ се изразява в това, че потребителят открива информация като отговаря на въпроса „Какво се търси“ вместо „Къде се намира“. Търсенето е хронологичното с наслагване и комбиниране на комплексни филтри по специфични критерии, които стесняват резултатите до достигане на желания резултат. Филтрите дават възможност да се намери конкретен документ в огромно хранилище с документи в рамките на няколко секунди.

• Elastic full-text search — търсене в цялото хранилище, в името на документ, съдържание (content search), метаданни, резюме, коментари, история.;
• Basic Filter — определя основни характеристики на документа като Тип (например фактура, договор, заповед и др.), дата на създаване, Папки, Етикети;
• Metadata filters — неограничен брой от сложни филтри за до 100% точност.

Автоматизация и Процеси

В системата могат да се разработят Процеси, които могат да работят изцяло автоматично (Automation), както и процеси изискващо намеса от потребител (Workflows). Ето няколко примерни процеса:
• AI Валидиране — необходимост от проверка на ключови документи;
• Автоматично преименуване на документи — Процесът се задейства при наличие на определени метаданни и автоматично преименува съответните типове документи в системата;
• Сканиране за чувствителна информация — следи за наличие на конфеденциални данни (ЕГН, номер на банкова карта Visa, MC, AmEx) в съдържанието, като се въвеждат различни забрани за този документ.
• Следене на валидност — процесът е създаден с цел да информира потребителите от определена група, че валидността на документа изтича или предстои да изтече в определен срок.

MPSDocs Lite

Cloud PaaS

Ключови възможности

•   Бързо внедряване: Стартиране в рамките на минути без сложни конфигурации.
•   Мащабируемост: Възможност за разширяване на обхвата по локации и работни места.
•   Сигурност и роли: Поддържане на екипната синхронизация чрез детайлни нива на достъп и разрешения.
•   Дигитализация: Вграден OCR (оптично разпознаване на знаци) за превръщане на сканирани документи в четим текст.

Ограничения

•   Липса на AI модул: Няма изкуствен интелект за класификация или извличане на метанни.
•   Ръчно въвеждане: Потребителите сами попълват метаданните, типовете документи и датите за стартиране.
•   Ограничени процеси: Частична автоматизация на работни потоци (workflows).

MPSDocs Standard

Cloud PaaS

Ключови възможности

•   Пълна автоматизация: AI модулът елиминира ръчното въвеждане и класификация на документи.
•   Строг контрол: Специализираната облачна среда (Private Cloud) гарантира изолация на данните и съответствие с регулации (напр. GDPR).
•   Високо качество: Инструментите за автоматизация изключват субективните човешки грешки при попълване на метаданни.
•   Дигитализация: Вграден OCR (оптично разпознаване на знаци) за превръщане на сканирани документи в четим текст.
•   Процеси: Пълна автоматизация на работни потоци (workflows).

MPSDocs Enterprise

On-Premise

Ключови възможности

•   Архитектура: Локална (On-Premises) със суверенен AI.
•   Максимална сигурност: Липсата на външни извиквания (API заявки) към външни модели елиминира риска от изтичане на данни.
•   Пълен суверенитет: Данните, OCR алгоритмите и самите AI модели физически се намират на собствени сървъри зад корпоративната защитна стена.
•   Регулаторно съответствие: Идеално решение за банковия сектор, здравеопазването, отбраната и държавната администрация (строго спазване на GDPR, NIS 2 и специфични национални регулации).
•   Независимост от интернет: Системата остава напълно функционална дори при пълно отпадане на външната свързаност.