English
Електронна система за управление на документи, ползи и технологии за дигитализация
MPSDocs е уеб-базирана платформа за централизирано управление на електронни документи, предназначена за съхранение, организиране и контрол на достъпа до цифрови файлове. Системата покрива целия документален цикъл – сканиране, индексиране, съхранение и споделяне на документи – и предлага механизми за сътрудничество, управление на права за достъп, автоматизирани работни процеси и проследяване (одит). Такава комплексна платформа позволява на организациите бързо и лесно да намират, преглеждат и актуализират нужните документи, като значително ускорява вътрешните процеси и повишава сигурността.
Използването на системата позволява на организациите да преминат към без хартиен обмен на информация. Всички документи са структурирани електронно, което предотвратява загубата или неправилното им класифициране, увеличава прозрачността и ускорява вземането на решения. Благодарение на непрекъснатото съхранение и бързата индексация, всеки потребител може да получи достъп до нужните файлове за секунди, като при това се спазват строгите политики за сигурност и конфиденциалност.
Централизирано съхранение и организация
Всички документи се архивират в централна база данни с богати опции за индексиране и организиране, което позволява на потребителите бързо да намират и възстановяват всеки запис.
• Папки – йерархична структура за ръчно групиране на документи по тематика или отдел. Дава свобода на потребителя да организира документите по свой начин.
• Етикети – хибридна структура, позволяваща автоматизация за групиране на документи по ключови думи. Могат да се поставят и махат ръчно или пък да бъдат етап от документен процес.
• Индекси – позволява автоматично организиране на документи по различни предефинирани условия и метанни. Няма възможност за намеса на потребител, след като е създадено правилото.
• Връзки между документите – автоматични връзки на база метаданни между документите.
Методите за импортиране на документи
Потребителят е входяща и изходна точка на целия процес. Той може да въвежда документи в системата чрез няколко различни методи:
• MFP (многофункционално устройство) — документът се сканира и изпраща към системата;
• Системи за централизиран печат - определя потребителя, който ще взаимодейства с MPSDocs;
• Web Page Upload — ръчно качване през уеб интерфейса на MPSDocs;
• Hot Folder — копиране на файл в наблюдавана папка, която автоматично задейства импортиране;
• IMAP Mail — входящите имейли с прикачени файлове се обработват и импортират автоматично.
Интелигентна обработка на документи
AI модулът е специализиран локален компонент, който използва различни модели (LLM и OCR). Резултатът се връща като структуриран набор от данни (например JSON/XML), който системата използва за индексиране и класификация. AI модулът служи за:
• OCR (оптично разпознаване на символи) — конвертиране на изображения или сканирани PDF файлове в машинно четим текст;
• Document Type Detection — автоматично определяне на типа документ (например фактура, договор, заповед и др.);
• Metadata Extraction — извличане на ключови метаданни (номер, дата, клиент, сума, проект и т.н.).
• Document summary — кратко описание на документа, смислено генериране на база ключови думи.
Пълнотекстово и глобално търсене
Основната концепция на системата при търсене на документ се изразява в това, че потребителят открива информация като отговаря на въпроса „Какво се търси“ вместо „Къде се намира“. Търсенето е хронологичното с наслагване и комбиниране на комплексни филтри по специфични критерии, които стесняват резултатите до достигане на желания резултат. Филтрите дават възможност да се намери конкретен документ в огромно хранилище с документи в рамките на няколко секунди.
• Elastic full-text search — търсене в цялото хранилище, в името на документ, съдържание (content search), метаданни, резюме, коментари, история.;
• Basic Filter — определя основни характеристики на документа като Тип (например фактура, договор, заповед и др.), дата на създаване, Папки, Етикети;
• Metadata filters — неограничен брой от сложни филтри за до 100% точност.
Автоматизация и Процеси
В системата могат да се разработят Процеси, които могат да работят изцяло автоматично (Automation), както и процеси изискващо намеса от потребител (Workflows). Ето няколко примерни процеса:
• AI Валидиране — необходимост от проверка на ключови документи;
• Автоматично преименуване на документи — Процесът се задейства при наличие на определени метаданни и автоматично преименува съответните типове документи в системата;
• Сканиране за чувствителна информация — следи за наличие на конфеденциални данни (ЕГН, номер на банкова карта Visa, MC, AmEx) в съдържанието, като се въвеждат различни забрани за този документ.
• Следене на валидност — процесът е създаден с цел да информира потребителите от определена група, че валидността на документа изтича или предстои да изтече в определен срок.
