Предимствата на управляемите услуги за печат в държавните институции

Бизнес светът с нетърпение разширява управляемите услуги за печат(Managed Print Services) от години и се наслаждава на невероятните предимства в производителността и икономиите на разходи. От няколко години насам, държавните институции започнаха да се възползват от същите предимства.

Ето какво трябва да знае местната или централната власт за тези услуги и как да направят разлика между двата метода на работа.

Какъв е най-срещания модел за обезпечаване на принтирането в правителствения сектор?

Обикновено доставката на периферна техника се осъществява на базата на моментни нужди, посредством заявки на звена и дирекции. Печатащите устройства се разполагат в зависимост от времето на закупуване и удовлетворяването на съответните нужди на служителите. Класа на техниката в общия случай е нисък към среден, което в последствие генерира високи разходи от консумативи. Разбира се това е продиктувано от заложените ниски бюджети и е разбираемо, тъй като принтинга се смята за НЕ критичен процес. Доставките на консумативи са свързани с централизирани заявки, което предполага презапасяване и осигуряване на складови помещения. Събраните данни показват, че повечето ведомства разполага с голямо разнообразие от марки и модели устройства. Това предполага наличието на огромен брой, различни по вид тонери като наличност, за да не спрат да работят принтерите. От гледна точка на осигуряването на тези консумативи се изисква допълнително административно усилие за организиране на обществени поръчки за доставка – описване и проследяване на всички необходими видове, последваща вътрешна заявка за осигуряване на консуматива, както и допълнителна работа за описване и осчетоводяване на всички тези консумативи. Всички вътрешно ведомствени процеси по поръчка на консумативи, резервни части и сервиз са усложнени и тромави, поради нуждата на изготвяне, съгласуване и одобрение на заявки и доклади.
ИТ персонала разполага с ограничени възможност за централизирано управление, предвидимост и мониторинг, което от своя страна изисква по-голям човешки ресурс. Допълнително, използването на толкова много различни модели, обуславя инсталирането на различни драйвери за тях и микро мениджмънт на средата за принтиране. Използването на лични устройства, вместо споделени предполага USB свързаност на устройствата. Този начин на работа обуславя заемането на голямо работно пространство от печатащите устройства, допълнително натоварва разходите за електричество, обуславя отделянето на повече вредни елементи в работната среда и е изключително нерентабилно.
Този начин на работа се подържа от десетки години назад и е бил актуален и допустим до преди 10 години. В предвид бурното развитие на технологиите и промените в ИТ бранша, вече могат да се прилагат различни софтуерни решения за улесняване процесите по принтиране, които неизменно се модифицират. Последните тенденции показват, че държавната администрация се ориентира към централизираните услуги за печат, аутсорсинг на целия печатен процес и интелигентни решения за мониторинг.

Ключови предимства на управляемите услуги за печат

Управление на доставките - Никога не търпете недостатъците на презапасяването. Управляемите услуги за печат гарантират, че клиента никога няма да остане без консумативи. Управлението на запасите на консумативи е ключова полза, която предлагат управляваните услуги за печат. Винаги, когато се достигнат критичните нива консумативи, доставчикът на тази услуга ще изпрати нужния тонер, без да е необходима намеса на служител на клиента.

Поддръжка - Тези услуги се грижат за принтерите и спират проблемите преди да започнат. Услугите за управляван печат се извършват от външна компания, която ще се справи с цялата  поддръжката на печатащата техника на организацията и управлението на доставките на консумативи и сервиз. Например тези услуги включват дистанционно наблюдение, чрез която се откриват проблеми с производителността на техниката, прогнозират се сервизни инциденти и влошаване на качеството. Когато се открият проблеми, те се отстраняват също толкова бързо, което означава, че клиентите могат и да не разберат за наличието на такъв.

Сигурност на данните - Проектиран да предоставя първокласни функции за киберсигурност, подкрепени от експертни екипи от професионалисти. Сигурността на данните е едно от най-големите предимства на използването на управляемите услуги за печат. Необходимостта от сигурност на данните е дори по-висока в държавните агенции, отколкото в средния бизнес. Не само има по-голяма нужда, но и залозите са много по-високи. Навлизането на чужди агенти в държавните системи е сравнително много по-сериозно от корпоративния шпионаж. Заплахите са реални. Неоторизиран достъп до информация, несъбрани документи от копирните машини, липса на конфиденциалност при сканиране са някои от основните проблеми и те не са невинни по природа. С толкова голям залог държавните агенции се нуждаят от нещо, на което да разчитат. Правителствените агенции представляват втората по големина цел за киберпрестъпниците, но също така се класират доста зад бизнеса по отношение на киберсигурност. Тези статистика е неприемлива. Информацията, съхранявана на устройства за принтиране в държавни агенции, е пълна с изключително чувствителни данни, които засягат милиони животи. Отговорните ръководители на администрации трябва да предприемат действия и да направят услуга на ведомството и страната, като въведат софтуерни решения за управление, контрол и сигурност на печат. Тези услуги отдавна предоставят най-съвременна защита на печат в света на бизнеса. Държавните агенции могат и трябва да се радват на същото ниво на защита.

Контрол - Друго голямо предимство, което доставчикът на управлявани печатни услуги може да внесе, когато става въпрос за държавни агенции, е контролирането на средата за печат. Това означава намаляване на отпадъците, които държавните агенции са склонни да произвеждат, като същевременно увеличават както ефективността, така и производителността. Установихме, че служителите в държавната администрация отпечатва много повече страници, отколкото реално използват всеки ден. Неефективност като тази е безумно скъпа. Тези разходи се превеждат на данъкоплатеца и могат да бъдат намалени, когато управляваните печатни услуги ги държат под контрол.

Установихме е, че правителствените агенции разпечатват около 2 милиарда страници годишно. Предимствата, които предлагат услугите за управляван печат, са особено изгодни за държавните агенции. Добре е доставчиците да могат да предложи гъвкави схеми на финансиране, да направят на атрактивна цена, за да отговарят на държавните бюджети. Един от начините за осъществяване на подобни проекти е аутсорс на печата или наемане на техниката и софтуерните решения.

Вижте нашите реализирани проекти в този сектор
ТУК

За да преминат към „Система за централизиран печат“, държавните институции трябва да направят следните стъпки на оптимизация на процесите по принтиране, копиране и сканиране.

Препоръките за цялостна промяна на модела

• Промяна от персонални, към споделени устройства.
• Промяната на типа поддръжка от „Поръчка и закупуване на консумативи и сервиз“ към договор за „Цялостно сервизно обслужване“, включващо всичко необходимо за работата на устройствата(без хартия).
• Инсталиране на нови, съобразени с нуждите и обемите печат устройства и тяхното адекватно разпределение.
• Позициониране на многофункционални устройства, базирани на копирна технология с значително по-ниски експлоатационни разходи и полезен технологичен живот.
• Разполагане на нови устройства за групово ползване с оптимална цена на изработено копие.
• Пълно сервизно обслужване, поддръжка и гаранция на устройствата за срока на договора.
• Внедряване на  система за мониторинг и автоматизирана поддръжка на всички ползвани устройства за печат.
• Своевременно извеждане от употреба на устройствата с изчерпан технически ресурс.
• Поетапно извеждане от употреба на амортизираните устройствата.
• Устройствата, които са рентабилни за употреба и имат остатъчен експлоатационен ресурс, ще продължат да бъдат снабдявани с консумативи по настоящия начин.

Административни преимущества  

• Обновена печатна среда, съобразена с вътрешните организационни правила.
• Ефективна сканираща инфраструктура, позволяваща внедряването на зелени технологии и изграждане на цялостни дигитални процеси в организацията (пример: Сканиране към електронна поща, споделена папка, електронен архив).
• Повишаване на ефективността на работа.
• Намаляване на броя използвани устройства.
• Елиминиране на нуждата от поддържане на склад за устройства, тонери и съпътстващи логистични разходи.
• Минимизирането на отпечатаните страници, чрез политиките за печат, което води до по-ниски разходи за хартия, тонер и енергия.
• Ефективно планиране и прогнозиране на месечните разходи.
• Бързо и лесно създаване на специфични справки.
• Сигурност на информацията и документите.
• Дистанционен мониторинг в реално време на всички устройства и превантивна доставка на консумативи към конкретната локацията.
• Гарантирано време за отстраняване на възникнал технически проблем.
• Гаранция, за целия период на договор, за качество на отпечатъка.

Технически преимущества

• Изграждане на „Система за централизиран печат“
• Доставка на нови, лесни за ползване устройства с интуитивни потребителски интерфейси, водещи до увеличаване на  производителността и удобството при работа с тях.
• Препоръчваме внедрения софтуер за управление на печата, който ще помогне да се постигнете цялостна централизация върху печата и ще допълни и разшири възможностите на предложените устройства, като всички те са съвместими с решението. Това решение гарантира прозрачност и отчетност на направените разходи за печат.
• Този тип софтуер ще доведе до увеличаване на ползването на двустранен печат, намаляване на количеството грешно отпечатани документи, намаляване на ненужно отпечатаните документи, както и контрол върху цветния печат.
• Не може да бъде осъществено неоторизирано и неотчетено копиране и сканиране на документи на заключените устройства и принтиране на всички устройства – до устройствата, заключени с терминал, няма достъп без съответния потребител да се е идентифицирал пред него , като използва или своята карта за достъп или Пин код.
• Използването на терминали за достъп до устройства, които ще бъдат използвани от служители от повече от една стая.
• Документите на заключените устройства не могат да се получат и видят от неоторизирани лица, което елиминира евентуални проблеми с конфиденциалност на отпечатъците и гарантира, че всеки потребител ще има достъп само до своите задачи за печат, върху споделените устройства.
• На заключените устройства не се натрупват отпечатани документи от различни потребители.
• Follow-me-Print – възможност за отпечатване на всяка задача на кое да е заключено устройство, част от решението, включително и в различни сгради.
• Дефиниране на права за печат на база потребител, група потребители, отдел, роля (например ръководител отдел).
• Въвеждане на софтуерно решение за отдалечен мониторинг, с цел автоматизация на доставките  на консумативи и сервиз.
• Промяна на модела на обслужване от ре-активен към проактивен.
• Въвеждане на модел на обслужване по принципа „ Цена на Копие“.
• Предлагане на възможности за проследяване на нивата на обслужване.