English
Учебните заведения със сигурност проследяват колко пари се дават за хартия, тонери, мастило и сервиз на принтери (което обикновено се основава на броя на разпечатките). Изненадващо за ръководството на училища, колежи и университети е как рутинните разходи за печат могат лесно да излязат извън контрол и да се превърнат в сериозен проблем за бюджета. Принтирането и копирането е пример за това как разходите този месец може да са три пъти по-големи от предишния.
Запитвали ли сте се:
- Колко са разходите за тази дейност на месечна база?
- Знаем ли за какви точно материали се харчат тези средства?
- Може ли тези разходи да бъдат предвидими и прозрачни?
- Колко хартиени отпадъци се генерират при грешен или ненужен печат?
- Възможно ли е да има съвременни начини да се управлява и контролира печата, с което да се намалят разходите?
На всички тези въпроси ще ви отговорим сега като опишем потенциални проблеми и техните решения!
ПРОБЛЕМ - Липса на политики за печат или контрол
Разбира се, искате да дадете на персонала и учениците достъп до необходимите инструментите, за да могат да преподават, учат и споделят информация ефективно. Неограниченият печат обаче може лесно да доведе до неконтролирани разходи. При липса на политики или контрол има голяма вероятност хората да отпечатват много неща, от които наистина не се нуждаят - като имейли или съдържание на уебсайтове. В допълнение – неограниченият достъп до принтер означава, че вашият училищен оперативен бюджет може да плаща за печат извън училищната дейност.
РЕШЕНИЕ - Удостоверяване на потребителя и проследяване на печата със софтуер
Удостоверяване на потребителя на всеки споделен принтер не само защитава вашите устройства от неоторизирано ползване, но също така ви позволява да следите кой печата, какво печата и в какъв обем. С възможността да проследявате печата по отдели или отделни потребители, можете да забележите разточително поведение и да зададете политики за печат, с които да намалите разходите и отпадъците от печат. Например, можете да настроите квоти за печат за конкретни групи или потребители и дори да ги таксувате при нарушения. Освен това, когато всички знаят, че тяхното отпечатване се проследява, това ги прави по-осъзнати и ги кара да се замислят при ненужен печат.
ПРОБЛЕМ - Разточителни навици за печат
Липсата на политики и контрол за печат означава и много прахосване на хартия, мастило и тонер чрез:
- Изоставени задания за печат - страници, които са отпечатани, забравени и никога невзети;
- Случайно отпечатване на документ няколко пъти;
- Едностранен печат;
- Автоматично цветно отпечатване, когато не е необходимо.
Например, цената на цветна страница е около десет пъти по-висока спрямо черно-бялата. Тоест цветният печат трябва да бъде запазен за онези приложения, в които цветът е наистина необходим.
РЕШЕНИЕ - Интелигентни политики за печат
След като разберете къде се печата неправилно или неправомерно, можете да въведете политики за ограничаване и намаляване на разходите. Софтуерните приложения за управление на печат осигуряват централизация и правила, които ви позволяват да управлявате правата за печат.
Пример:
- Задайте черно-бял печат по подразбиране, за да намалите използването на цветен печат;
- Задайте по подразбиране двустранен печат, за да намалите на хартиените отпадъци;
- Създайте сигнали, които напомнят на хората да не отпечатват имейли;
- Ограничете обемите на печат за определени потребители или групи;
- Предотвратете неоторизиран печат;
- Задайте правила за печат, за да предотвратите прекомерна употреба на скъп цветен тонер (например отпечатване на електронни таблици в черно и бяло).
ПРОБЛЕМ - Сигурност на документи
Поверителността на документите винаги е проблем за споделените принтери. Това е особено вярно, когато ученици и учители ползват едни и същи устройства. Учителите често отпечатват тестове, оценки, писма до родители или други документи, които трябва да бъдат защитени и конфиденциални и не е приемливо да попадат в ръцете на учениците. От друга страна, предоставянето на отделни принтери само за учители и друг персонал ще окаже голямо влияние върху училищния бюджет - добавяйки разходи не само за самите принтери, но и за мастило, тонер и поддръжка.
РЕШЕНИЕ - Гъвкав, ефективен изтеглен печат (Follow Me Print)
Функция „изтеглен печат“ използва един виртуален принтер и позволява на учителите, персонала и учениците да вземат заданието си от всяко едно устройство, след като се „чекират“ (идентифицират) с ПИН или служебна карта. Потребителите могат да печатат от своите таблети или смартфони и не са обвързани с конкретна копирна машина. Те просто избират печат, след което отиват до удобен принтер, въвеждат код за достъп или плъзгат персоналната си карта и по този начин стартират процеса по разпечатване. Когато се въведе система за печат с изискване на удостоверяване на потребителя, заданието всъщност не се отпечатва, докато потребителят не дойде да го „извлече“. Удостоверяването на потребителя гарантира поверителността на документите, отпечатани на споделените принтери – няма останали документи без надзор, които всеки може да вземе. В същото време удостоверяването на потребителя също ви предоставя одитна следа и доклад за направеното принтиране, копиране и сканиране, като същевременно намалява отпадъците и разходите, тъй като потребителите печатат и след това си вземат документите си.
Допълнителни ползи:
- Няма повече ненужно разпечатване, когато потребителите принтират грешно задание;
- Няма повече купчини изоставени документи, останали в изхода на принтера;
- Тази функция е полезна и когато принтерът е изключен, заседнал или свързан с голямо задание за печат.
ПРОБЛЕМ - Усложнения при ИТ поддръжка
Говорейки за поддръжка, колкото повече принтери имате, толкова повече време и ресурси изразходвате за тяхното администриране. С повече принтери и повече потребители ще имате и повече драйвери за печат и инциденти при софтуерната им поддръжка. Това означава, че вашият ИТ персонал вероятно ще отделя повече време за отстраняване на софтуерни неизправности и решаване на хардуерни проблеми. Оперативният бюджет на училището трябва да включва текущите ИТ разходи за управление и поддържане на всички принтери и сървъри в училищния корпус, както и разходите за всички индиректни консумативи (например електричество) за тези устройства.
РЕШЕНИЕ - Намалена тежест върху ИТ ресурсите
Поддръжката на принтинг услугата е рутинна, но много времеемка работа. Удостоверяването на потребителя, налагането на правила и управлението на печата може да намали или дори да премахне нуждата от отделни принтери на ниво настолен компютър. Това от своя страна ще ви помогне да намалите времето, което ИТ екипа ще отделя за поддръжка на принтерите. На всички е добре известно, че те имат много по-важни проблеми за решаване.
ПРОБЛЕМ - Печат с голям обем
Ученици и преподаватели могат да се нуждаят от отпечатват на флаери, брошури и други големи проекти, но оборудването на учебното заведение да не е рентабилно за печат с голям обем. В много случай техниката е от нисък или среден клас и натоварването й с голям брой копия е нерентабилно като цена на отпечатък и е рисково за техническото състояние на самата техника. Ако вашето училище няма устройства, предназначени за този вид печат с голям обем, може тази дейност да се изнесе като външни услуги към печатница, но това със сигурност ще натовари бюджета допълнително.
РЕШЕНИЕ – Аутсорс на печата чрез наемане на хардуер
Последните тенденции на пазара са ориентирани към наемане на цялостни решения и изнасяне на услуги за печат към външен изпълнител, предлагащ интелигентни системи за мониторинг и контрол над потребителите на тази техника. Ето и едни от причините да се поеме в тази посока:
Първа причина - това са икономическите съображения и недостатъчни първоначални средства за генерално обновяване на системите и начина на работа. За повечето компании печатът не осигурява конкурентни предимства, но амортизираният парк генерира постоянни загуби. Мениджмънтът не е склонен за интегриране на цялостно модерно решение, поради липса на първоначален капитал, макар да е ясно, че моментното положение носи загуби и негативи. Това са основните аргументи в полза на тезата за целесъобразността на аутсорсинга на печатните услуги.
Втора причина - облекчение на администрирането. Правилно е това перо да се разглежда, като възможност да бъдат освободен ресурси за по-значими проекти. За закупуване, поддръжка и конфигуриране на оборудването за печат се изразходва доста време. Изнасянето на целия процес ще позволи ефективно и бързо обслужване без необходимост от вътрешноведомствена документация, одобрение на разходи и провеждане на конкурси за доставчици.
Трета причина - накрая, но не на последно място, аутсорсингът осигурява на компанията прозрачност, плащане на база отпечатани страници и възможност за лесно прогнозиране на разходите. Рискът от погубване на консумативи остава в доставчика, който от своя страна има достатъчно софтуерни инструменти за контрол по доставките.
Защо да помислите за решение за управление на печата?
Бихме обобщили, че софтуерният инструмент за управление на печат може да помогне значително за намаляване на разходите чрез:
- Проследяване и оптимизиране използването на принтера;
- Задаване на правила за насърчаване на по-интелигентно използване на принтера и възпиране на злоупотребите;
- Осигуряване на защитена среда за споделени принтери;
- Мониторинг и управление на печатащо оборудване и консумативи;
- Намаляване на консумативите, които ИТ отдела трябва да поръчва, складира и управлява;
- Изнасяне на цялата дейност, свързана с копиране, принтиране и сканиране към външен доставчик;
Управляемите услуги за печат на MPS Bulgaria предлагат лесен начин за освобождаване на времеви и финансов оперативен ресурс.
- Със софтуера за управление, отчетност и контрол PaperCut можете да оптимизирате средата за печат, да намалите хартиените отпадъци и спестите средства от училищния си бюджет. Можем да го приложим и на съществуващата инфраструктура във вашето училище!
- С предлаганото от нас решение „Системи за печат“ може да имате изцяло нова унифицирана принтираща среда, като намалите броя и цената за печатащи устройства. Брошура
- Предлагаме услуга за управляем печат без първоначално заплащане, за да постигнете пълна оптимизация на вашата среда за печат.
Ако e необходима допълнителна информация, не се колебайте да се свържете с нас:
